دفتر کار مجازی چگونه به توسعه کسب و کار ما کمک می‌کند؟

دفتر کار مجازی چیست

منظور از دفتر کار مجازی ایجاد بستری مجازی از کسب و کار شما بر روی اینترنت است.

دفترکار مجازی به شما اجازه می دهد در قالب یک شرکت معتبر در تهران،مشهدريا، شیراز و … فعالیت کنید بدون اینکه شما دفتر شما نیازی به اجاره دفتر کار یا اجاره تلفن ثابت در آن شهر داشته باشید.

با پیشرفت استفاده مردم از اینترنت، اغلب شرکت ها و صاحبان کسب و کار به دنبال ایجاد راه های ارتباطی بیشتر در دنیای مجازی هستند. حال اگر دفتر مجازی شما با هدف گذاری مناسب ایجاد شود، ارائه چند برابری محصولات و خدمات را برای کسب و کارتان به همراه خواهد داشت.

همه ی ما در کسب و کار خود یک هدف واحد داریم و آن “توسعه ارتباطات در جهت افزایش درآمد و فروش است”. مهمترین سوالی که این روزها همه به دنبال جواب آن هستند این است که چگونه می توان این افزایش درآمد و فروش را ایجاد کرد؟

امروزه با پیشرفت سریع تکنولوژی، نیاز سازمان‌ها به حضور فیزیکی در یک مکان مشخص کاهش یافته است و بخش بزرگی از کسب و کارهای کوچک و استارتاپ‌ها از دفتر کار مجازی برای پیشبرد اهداف خود استفاده می‌کنند. تمایل شرکت‌ها به استخدام نیروهای فریلنس و دورکار نیز روز به روز در حال افزایش است و شرکت‌ها به منظور کاهش هزینه و انعطاف پذیری بیشتر از گذشته به این سمت حرکت کرده‌اند.

دفتر کار مجازی یک سرویس است که به کسب و کارها این امکان را می‌دهد تا بدون نیاز به یک مکان بتوانند کارهای خود را انجام دهند. دفتر کار مجازی بیشتر برای کسب و کارهای کوچک و استارتاپ‌ها که سرمایه کمی دارند، مناسب است. همچنین فریلنسرها و افرادی که به صوت دورکار فعالیت می‌کنند، می‌توانند با استفاده از این سرویس با نام شرکت خود در منزل یا هر مکان دیگری کار کنند. البته دفتر کار مجازی برای شرکت‌های بزرگی که از تعداد زیادی فریلنسر برای فعالیت‌های خود استفاده می‌کنند نیز انتخاب مناسب و مقرون به صرفه‌ای است.

دفاتر کار مجازی امکاناتی نظیر آدرس پستی، شماره تلفن، مرکز تماس، کنفرانس ویدیویی، ایمیل سازمانی و غیره را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد. در صورت برقراری ارتباط با این شماره‌ها، تماس‌ها به صورت خودکار با تیم منشی مجازی این  سرویس و با نام آن شرکت پاسخ داده می‌شود.

این سرویس در واقع به کسب و کار شما به عنوان یک فریلنسر یا شرکت تازه تاسیس اعتبار می‌بخشد و با هزینه کمی می‌توانید مشتریان را به کسب و کار خود جذب کنید و با پرداخت اشتراک ماهیانه می‌توانید از دفتر کار مجازی و امکاناتی که شرکت‌های سرویس‌دهنده برای شما فراهم کرده است، استفاده کنید.شما می توانید با خرید تلفن های بین المللی بیش از ۷۰ کشور دنیا صاحب دفتر کار مجازی شوید و به تلفن های مشتری ها و پارتنر های خود پاسخ دهید بدون اینکه موقعیت مکانی شما مشخص باشد ،
می توانید بینهایت داخلی داشته باشید و امکاناتی نظیر پاسخگوس تلفن ، فاکس و انتقال مکالمه و …همه را یک جا داشته باشید .

دفتر کار مجازی Virtual office

مزایای استفاده از دفتر کار مجازی

• اعتباربخشی به کسب و کار

یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از این سرویس، اعتباردهی به شرکت‌های کوچک است. این سرویس نام شرکت شما را در لیست شرکت‌های معتبر قرار می‌دهد و آدرسی را به عنوان مکان شرکت شما ثبت می‌کند. به این وسیله افراد به کسب و کار شما اعتماد بیشتری خواهند داشت و آدرس واقعی شما نمایش داده نمی‌شود.همچنین با استفاده از سرویس تلفن ثابت ابری (cloud) ارائه شده در دفتر کار مجازی، هیچ تماسی را از دست نخواهید داد. با ضبط و ذخیره تماس‌ها توسط این سرویس و همچنین قابلیت استفاده از منشی مجازی، پاسخگویی شما به مشتریان با دقت و نظارت انجام می‌شود و اعتماد کاربران به کسب و کار شما افزایش می‌یابد.

• کاهش هزینه‌ها

همانطور که می‌دانید، راه‌اندازی یک شرکت امری بسیار دشوار و پرهزینه است. هزینه‌هایی مانند اجاره ملک، خرید تجهیزات، استخدام نیرو، بیمه، مزایا و سایر موارد از نیازهای اولیه برای راه‌اندازی یک شرکت کوچک است. با استفاده از سرویس دفتر کار مجازی و به‌کارگیری نیروهای فریلنس، این هزینه‌ها حذف می‌شود و تنها لازم است مبلغی را برای اشتراک سرویس دفتر کار مجازی پرداخت کنید.

هزینه‌های دیگری مانند هزینه بنزین، کرایه تاکسی و وسایل نقلیه عمومی، غذا و سایر نیازها نیز به طور چشمگیری برای کارمندان کاهش می‌یابد. به عبارت دیگر،‌ به‌کارگیری سرویس دفتر کار مجازی هم برای صاحب‌کار و هم برای کارمند مقرون به صرفه است.

• افزایش تعداد افراد مشغول به کار

وقتی به محیط فیزیکی نیازی نباشد و هر فردی قادر باشد از هر جایی وظایف خود را انجام دهد، دیگر مشکل کمبود جا و امکانات مطرح نیست. در نتیجه آن شرکت می‌تواند افراد دیگری را استخدام کند تا به طور دورکاری در هر جایی که هستند با آن‌ها همکاری کنند.

این مورد مزیتی برای صاحب کسب و کار و همچنین کارمندان به حساب می‌آید. شرکت می‌تواند با به کارگیری کارمندان بیشتر، بازدهی بهتری کسب کند و از طرف دیگر افراد بیشتری استخدام می‌شوند و به نوعی اشتغال‌زایی صورت می‌گیرد.

• مدیریت کامل تماس‌ها و ارتباط بهتر با مشتریان

سرویس دفتر کار مجازی یک تلفن ثابت سازمانی ابری به هر شرکتی اختصاص می‌دهد که قابل انتقال بوده و می‌توان داخلی‌های متعددی را برای هر فرد در هر نقطه‌ای تعریف کرد. در نتیجه کارمندان در هر مکانی که باشند می‌توانند به تماس‌ها پاسخ دهند و ارتباط خود را با مشتریان به درستی حفظ کنند.

این سرویس تلفن ثابت سازمانی ابری مستقل از اندازه سازمان، به مدیران این امکان را می‌دهد تا با افزایش و کاهش تعداد کارمندان خود، بدون هیچ مشکلی تعداد داخلی‌های کسب و کار خود را تغییر دهند. همچنین نیازی به صرف هزینه برای سرورهای گران‌قیمت نیست و تمامی این تجهیزات از سمت شرکت ارائه دهنده خدمات، تامین و نگهداری می‌شود.

چگونه کسب و کار را مجازی کنیم؟

دفتر کار مجازی بیشتر برای کسب و کارهایی به کار می‌رود که تازه شکل گرفته اند؛ البته لازم به ذکر است گاها مشتریانی با حجم تماس انبوه که سعی بر برون سپاری تماس‌هایشان دارند نیز از این سرویس استفاده می‌کنند. همچنین ذکر این مطلب ضروری است که دفتر کار مجازی با ” سوئیت‌های اداری ” تفاوت‌های بسیاری دارد، از آن جهت که سوئیت اداری فضایی فیزیکی است که معمولا برای کنفرانس‌ها یا مذاکرات در اختیار مشتریان قرار می‌گیرد.امروزه در سرتاسر دنیا می توان امتیاز خط تلفن ثابت تهران را بدون اجاره دفتر کار خریداری کرد.

برای مثال، یک نفر که کسب و کاری در چین دارد، می‌تواند بدون نیاز به هیچ فضای فیزیکی، در لندن خط تلفن خریداری کند. خبر خوش این که امروزه این خدمات در ایران نیز عرضه می‌شود. از آن گذشته، از خدمات دیگری مانند تلفن گویا، صندوق صوتی، فکس اینترنتی و منشی نیز بهره مند می شوید.

برخلاف شماره تلفن های ثابت مخابرات، برای استفاده از شماره مجازی یا تلفن اینترنتی نیازی به حضور در یک مکان مشخص نیست.

شما هر کجا که باشید، در منزل، دفتر کار، سفر، تماسهای خود را بر روی تلفن همراهتان دریافت می‌کنید. بنابراین حتی اگر تصمیم بگیرید دفتر کارتان را جابجا کنید و یا حتی دفتر کارتان را ببندید، شماره تلفن ثابت کسب و کارتان ثابت باقی می‌ماند. بنابراین مشتریان خود را از دست نخواهید داد.

مهم ترین مزیت دفتر کار مجازی

اجاره دفتر کار، راه‌اندازی و چرخاندن آن یکی از پرهزینه‌ترین مراحل راه‌اندازی یک کسب و کار جدید است. این هزینه‌ها شامل اجاره ماهیانه دفتر، میز و صندلی، تهویه، تجهیزات اداری، اینترنت و غیره است. به خاطر همین هزینه‌های سرسام‌آور است که بسیاری از کارآفرینان کهنه‌کار به کارآفرینان تازه‌کار توصیه می‌کنند که در ابتدای راه‌اندازی کسب و کار زیر بار این هزینه‌ها نروند و کار خود را بدون اجاره دفتر کار آغاز کنند و یا به صورت ساعتی و یا با اجاره دفتر کار روزانه امورات خود را بگذرانند.

اگر مشترک دفترشما باشید می‌توانید از اتاق جلسات و فضای کار اشتراکی در تهران و اصفهان هم با تخفیف ویژه بهره مند شوید.

ویژگی ها تلفن گویا:

• انتقال تماس
• تعریف داخلی‌های متعدد
• دریافت فکس اینترنتی
• صندوق صوتی
• ارسال گزارشی از تماسها
• مدیریت آنلاین

استخدام منشی مجازی با دفترکار مجازی

شما می‌توانید علاوه بر خرید سرویس سانترال مجازی (تلفن گویا) سرویس دیگری به نام «منشی مجازی» نیز خریداری کنید. با خرید سرویس منشی مجازی، شما بدون نیاز به استخدام منشی، یک منشی حرفه‌ای و باتجربه تمام وقت خواهید داشت.

منشی مجازی چه کارهایی برای کسب و کارها انجام می‌دهند؟

• پاسخگویی به تماسها
• تعیین وقت ملاقات
• پیگیری امور مراجعان
• گرفتن تماس خروجی و وصل کردن به شما
• دریافت و ارسال فکس به صورت اینترنتی
• ارائه گزارشی از تماسها به شما

با استفاده از خدمات مجازی مشکل فواصل جغرافیایی را حل کنید و از پرداخت هزینه های اضافی برای خرید دفتر کار در نقاط مختلف راحت شوید.

دفتر کار مجازی مناسب افرادی است که دارای کسب و کاری هستند ولی امکانات و هزینه برای شروع استارت آپ خود در دنیای واقعی ندارند. با استفاده از دفتر کار مجازی، آدرس و نشانی پستی، شماره تلفن واقعی برای استارت آپ آن ‌ها فراهم می‌ شود.

دفتر کار مجازی این فرصت را به وجود آورده زمانی که در منزل هستید، کسب و کار خود را اداره کنید و برای مراجعه مشتریان در شهرهای مختلف، دفاتر نمایندگی وجود داشته که می ‌توانند حضوری مراجعه کرده و یا تماس بگیرند.

خدمات دفتر کار مجازی :

۱- سرویس منشی مجازی (Virtual Secretary)

لازمه استخدام منشی، داشتن یک دفتر کار حقیقی است، علاوه بر آن روند استخدام منشی مستلزم هزینه‌ های فراوانی بوده و بعد آن نیز هزینه‌ های مانند پاداش، بیمه، عیدی… به آن افزوده می‌گردد. منشی مجازی، یک سرویس عالی بوده که نیازی به حضور فیزیکی فرد نداشته و موجب کاهش هزینه‌ها می‌گردد. در واقع پاسخگویی تماس‌ها توسط یک اپراتور انسانی و حرفه ‌ای صورت می‌گیرد.

۲- مرکز تماس (Call Center)

یکی از مهم‌ترین بخش ‌های هر کسب و کار بزرگی، مرکز تماس است. در واقع این بخش، نقطه اصلی و مهم برای مدیریت کردن روابط با مشتریان در سازمان به شمار می ‌رود. مرکز تماس را دفتر کار مجازی با هزینه بسیار کم برای کسب و کار شما فراهم می‌کند.

۳- تلفن گویا  (IVR)

تلفن گویا که برای مدیریت تماس ‌ها کاربرد دارد در واقع سیستمی مبتنی بر سانترال ( مجمو

عه مخابراتی که به جمع آوری خط‌ های شهری پرداخته و بسته به نوع تنظیمات به مشتریان خدمات ‌رسانی می‌کند ) است. گرفتن تلفن گویا هزینه‌ هایی همچون اجاره دفتر، خط تلفن و نصب و راه ‌اندازی سانترال را به همراه‌ دارد. علاوه بر این ‌ها، در صورتیکه روزی قصد کردید مکان کسب و کار خود را تغییر دهید، هزینه‌ های دیگری نیز به آن افزوده می‌شود.

۴- شماره تلفن ابری (Virtual Number)

یکی از معایب تلفن ثابت، محدودیت آن به مکان بوده که فقط زمانی قادر به استفاده از آن هستید که در همان محل حضور داشته باشید. با بهره گیری از سیستم شماره تلفن ابری برای کسب و کار خود این مشکل حل می‌گردد. سیستم شماره تلفن ابری قادر به برقراری تماس با تعداد زیادی از مشتریان است.

کسب و کارهای نوپا و جدید بیشتر از دفتر کار مجازی استفاده می‌کنند. افرادی نیز که با تماس ‌های زیادی مواجه هستند و قصد برون سپاری آن‌ها را دارند نیز از این خدمت بهره می‌گیرند. سوئیت ‌های اداری با دفتر کار مجازی یکی نبوده و تفاوت‌ های زیادی بین آن‌ ها وجود دارد. سوئیت‌ های اداری در واقع یک مکان فیزیکی بوده که مشتریانی که کنفراس یا مذاکره‌ای دارند از آن استفاده می‌کنند.

منشی مجازی از جمله سرویس‌های بوده که مدیریت توسط آن‌ها بدون آدرس فیزیکی صورت می‌گیرد و اینترنت تنها راه ارتباطی منشی مجازی با کسب و کارهای است که برای آن‌ها ارائه سرویس می‌کنند.

ارتباط از راه دور با سایر کارکنان یکی از نیازهای است که منشی مجازی لازم دارد. اینترنت، اپلیکیشن‌ها و ابزارهای ارتباط سازمانی همچون ترلو، آسانا، تسکولو، پیگیر و … از جمله راه‌ های ارتباطی است که توسط منشی مجازی انجام می شود.

در ادامه مقاله، سرویس‌های دفتر کار مجازی ایران و کشورهای دیگر را بررسی می ‌کنیم:

دفاتر کار مجازی در ایران نیز در چندین سال گذشته به وجود آمده ‌اند. خدماتی همچون مرکز تماس، منشی مجازی و تلفن گویا از جمله خدماتی هستند که در این دفاتر ارائه می‌ شود. محبوبیت شرکت‌ های که به شکل آنلاین و ابری خدمت رسانی می‌کنند از سایرین بیشتر است.

از بهترین سرویس ‌های دفتر مجازی دنیا که بسیار معتبر هستند، موارد زیر را می‌توان نام برد.

سروکورپ (Servcorp)

دفتر کار مجازی سروکورپ به گفته بسیاری، بهترین ارائه دهنده سرویس برای کسب و کارهای کوچک است. از خصوصیات مهم این دفتر کار مجازی به ارائه پلن ‌های مختلف که ویژگی‌ های گوناگونی دارد می‌توان اشاره کرد. تغییر پلن‌ها متناسب با رشد کسب و کارها صورت می‌گیرد. ارائه خدمات در ماه اول در سروکروپ به شکل رایگان است.

در سال ۱۹۸۷ شرکت سروکروپ در شهر سیدنی استرالیا فعالیت خود را آغاز کرد. این شرکت در حال حاضر در ۵۴ کشور دنیا در ۲۲ شهر، حدودا ۱۵۵ شعبه دارد. استرالیا، چین، آمریکا، ژاپن و … از جمله این کشورها هستند. دفاتر سروکورپ با داشتن زیر ساخت‌های بسیار خوب به شرکت‌های مختلف با هر اندازه که باشند اجازه استفاده از سیستم‌های پیشرفته آی تی و خدمات اداری در بالاترین سطح بین الملل را می‌دهند.

داوینسی   (Davinci)

شروع فعالیت داوینسی توسط ویلیام گردنیک و مارتین سن در سال ۲۰۰۶ در آمریکا بود. در این شرکت در حال حاضر ۲۰۰ کارمند مشغول فعالیت هستند. از جمله مزیت‌های این شرکت به هزینه کم آن در مقایسه با سایر رقبا می‌توان اشاره کرد اگر چه به دلیل امکانات کمی است که ارائه می‌دهد.

شرکت داوینسی برای راه‌ اندازی کسب و کار، هزینه ۱۵۰ دلاری گرفته در صورتیکه سروکروپ به شکل رایگان در ماه اول سرویس ارائه می‌دهد. در حالت کلی این شرکت نسبت به سایر رقبا، هزینه کمتری می‌گیرد برای مثال شرکت سروکروپ در ماه برای دریافت آدرس پستی ۲۲۴ دلار دریافت می‌کند اما در این شرکت با ۱۴۹ دلار خدمت رسانی صورت می‌گیرد.

رگوس (Regus)

رگوس شرکتی است که به معرفی کسب و کار شما در کشورها و شهرهای مختلفی پرداخته و شماره تلفن و آدرس خاص نیز برای شما فراهم می‌کند. شرکت رگوس در بلژیک در سال ۱۹۸۹ شروع به فعالیت کرد و در حال حاضر ۳۰۰۰ شعبه در ۱۲۰ کشور به ویژه ایران دارد.

برای اطلاع از قیمت در شرکت رگوس باید از طریق سایت پیگیر شد ولی طبق شنیده‌ ها همانند شرکت سروکروپ برای راه اندازی کسب و کار هزینه‌ای دریافت نمی‌شود ولی نسبت به رقبا برای ارائه خدمات هزینه بیشتری می‌گیرد.

خدمات و خصوصیات سه شرکتی که معرفی گردید تا حدودی شباهت داشت و قیمت‌ ها و تعداد شعب ارائه دهنده خدمات با یکدیگر متفاوت بود.

Opus Virtual Offices و CEO Suite دو مورد دیگر از دفاتر کار مجازی هستند که دومی محبوبیت ویژه‌ای در بین مردم کشورهای آسیایی دارد.

توصیه آخر جهت راه اندازی دفتر کار مجازی:

با راه اندازی دفتر کار مجازی در تهران، مشهد، شیراز و سایر شهرها از هزینه های اجاره دفتر، پرداخت مالیات، پرداخت بیمه، پرداخت شارژ ساختمان، پرداخت قبوض اب، برق و … اسوده می شود و می توانید حتی با همکارانتان قرارداد دورکاری و غیر حضوری منعقد نمایید که در کاهش هزینه های کسب و کار شما به شدت تاثیر گذار است.

دفتر کار مجازی، راهکاری بسیار کاربردی و مقرون‌به‌صرفه برای افراد و کسب‌وکارهایی است که نیاز به جایجایی زیاد دارند و کمتر وقت خود را در دفتر سپری می‌کنند. در دفاتر کار مجازی، شما از نشانی معتبر، خط تلفن اختصاصی، منشی و امکانات ویژه جلسه و کنفرانس‌ بهره‌مند می‌شوید

توصیه می‌شود اگر به دنبال پیدا کردن یک دفتر کار مجازی مناسب و خوب برای کسب و کار خود هستید، ابتدا خوب تحقیق کرده و همه گزینه‌ها را دقیق بررسی کنید و سپس آن سرویسی را انتخاب کنید که با کسب و کار شما انطباق بیشتری دارد.

آیا داشتن یک شرکت مجازی بهترین گزینه برای کسب و کار شما می باشد؟

تلفن تهران | تلفن گویا | منشی مجازی